Delegue melhor usando os 7 Níveis de Delegação

Não é exagero afirmar que a competência mais relevante que um líder pode ter é a de saber delegar bem.

Líderes que dominam esta arte se beneficiam de uma equipe motivada e responsável, além de conseguirem redirecionar seu foco para questões mais estratégicas da empresa. Entretanto, quando há a ausência desta competência, os prejuízos percebidos são significativos. Esta não é uma habilidade opcional: se ela não está presente, o fracasso da organização é iminente, portanto, sua importância é fundamental.

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Infelizmente, o que se vê hoje é um problema crônico: se por um lado líderes estão sobrecarregados pela quantidade de decisões que precisam tomar ao longo do dia, por outro, os colaboradores estão desmotivados e desorientados por não possuírem ou não se apropriarem da autonomia para tomar decisões.

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Se por um lado líderes estão sobrecarregados pela quantidade de decisões que precisam tomar ao longo do dia, por outro, os colaboradores estão desmotivados e desorientados por não possuírem ou não se apropriarem da autonomia para tomar decisões.

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Delegando Bem

O Management 3.0 contribui de forma importante na aplicação desta competência pois oferece uma compreensão e solução prática sobre como delegar bem em uma organização. Elaborado por Jurgen Appelo, pressupõe que existem sete formas de delegar e propõe a utilização de um Delegation Board para definir e deixar claro quem decide sobre o quê.

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Os Sete Níveis de Delegação

A ideia de delegar geralmente é compreendida pela dicotomia de “eu faço” ou “você faz”. Mas de acordo com o autor, na verdade existem sete níveis para a prática de delegar.

Estes níveis variam desde a situação em que o Líder possui total autonomia para tomar a decisão, até o último nível, em que o poder da decisão está nas mãos do colaborador, sem a interferência do gestor. Compreenda abaixo quais são estes sete níveis:

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Nível 1: Mande. 

O Líder toma a decisão e informa ao seu colaborador o quê deve ser feito.

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Nível 2: Venda. 

O Líder toma a decisão e procura convencer o colaborador de que esta foi a melhor escolha.

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Nível 3: Consulte. 

A decisão está nas mãos do Líder, porém, antes de tomá-la, busca as opiniões dos seus colaboradores a respeito, podendo ou não considerá-las.

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Note que nos três primeiros níveis, quem toma a decisão ainda é o Líder, porém a participação do colaborador aumenta conforme os níveis vão avançando.

No primeiro nível, o colaborador somente é informado da decisão. No segundo, o Líder procura deixá-lo ciente do que motivou a decisão; no terceiro, o colaborador pode contribuir com a sua opinião antes da decisão ser efetivada.

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Nível 4: Consenso. 

A decisão é submetida ao grupo, que deliberará buscando o consenso.

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Note que neste nível o poder de tomar a decisão não está mais centrado no Líder, mas sim no grupo, que deverá construir a decisão por consenso.

Existem diversas interpretações do que vêm a ser decisão por consenso, que não serão abordadas no objeto desta discussão. Entretanto é suficiente o entendimento de que uma votação e aprovação da maioria é o que se busca nestes casos.

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Nível 5: Aconselhe-se. 

A decisão será tomada pelo colaborador, mas ele deve buscar a percepção e o conselho do Líder a respeito da escolha. Da mesma forma que ocorre no nível 3, a opinião do Líder pode ser considerada ou não. Líder, controle-se! Aconselhar é diferente de pressionar!

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Nível 6: Informe-se. 

A autonomia da escolha será do colaborador e após a decisão ter sido tomada, o Líder é informado sobre a decisão. O Líder pode examinar os critérios para a decisão tomada.

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Nível 7: Delegue. 

A decisão será tomada pelo colaborador. Este é considerado o especialista no assunto e pressupõe-se que tenha maior domínio que o Líder.

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Delegation Board

Uma vez que os sete níveis de delegação foram compreendidos estes podem ser aplicados em áreas chaves de decisão dentro da organização. Já imaginou o impacto positivo que isso pode causar?

Uma forma assertiva para aplicar os níveis de delegação é pelo uso do Delegation Board. Esta ferramenta permite deixar bem clara como a decisão sobre um elemento deve ser tomada.

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Para a correta aplicação da ferramenta, as seguintes etapas são necessárias:

• Explique os sete níveis de delegação para a sua equipe.

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• Especifique as áreas de decisão e coloque-as no Delegation Board. Estas áreas podem ser decisões a respeito de Férias, Objetivos, Salários, Contratações, Promoções, Compras, Fornecedores, Produto, etc.

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• Para cada área de decisão, indique qual é o nível que a decisão deve ser tomada.

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• Deixe este quadro pendurado em um lugar visível para todos da sua equipe.

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As marcações no quadro também podem ser substituídas pelos nomes das pessoas que participam da decisão.

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Confira abaixo um vídeo de 04:26 do Jurgen Appelo, em que ele explica estes conceitos (vídeo em inglês – com legendas):

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Delegação e a Autogestão — Uma Breve Reflexão

Como funciona a delegação em uma organização autogerida? Pode-se dizer que essa palavra não é nem mencionada em um ambiente de autogestão, pois a delegação está intrínseca ao processo. O empowerment pressupõe que alguém que possui todo o poder o entregue, em partes, a elos mais fracos. Isso não faz muito sentido em uma organização autogerida, visto que o poder já é inerente ao papel das pessoas que o executam.

Comparando o processo de autogestão com o Delegation Board, podemos constatar que os três primeiros níveis não se aplicam em empresas autogeridas, visto que não existe mais a pessoa detentora de todas as decisões da organização. Algumas têm utilizado o nível 4-Consenso em certos tipos de decisões, entretanto, submeter-se a um painel de pessoas sempre que uma decisão precise ser tomada pode acabar sendo um caminho longo, tortuoso e frustrante. Este nível deve ser utilizado em casos específicos e com grande parcimônia. De uma forma geral, as organizações têm utilizado os níveis 5-Aconselhe e 7-Delegue.

A maioria das organizações autogeridas implantam um Processo de Aconselhamento (nível 5) em todas as decisões. Já em organizações que adotaram a Holacracia ou suas derivações, geralmente é utilizado o Processo de Aconselhamento nas decisões de Governança (através da rodada de Reações) e as decisões operacionais são tomadas no nível 7. E claro, lembrando que a referência de aconselhamento não é mais o Líder, mas sim as pessoas que serão impactadas pela decisão.

Se o empowerment tem provocado grandes resultados em organizações que o praticam, imagine a amplitude dos resultados em organizações autogeridas, em que o poder não é mais um recurso escasso?

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“No mundo do trabalho, são as equipes que põem a mão na massa. Sem dúvida há artesãos ou artistas que trabalham sozinhos, mas são as equipes que fazem o mundo girar. (Sutherland, 2014)”¹

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¹ Sutherland, Jeff. Scrum: a arte de fazer a dobro do trabalho na metade do tempo. LeYa, 2016.

Agradecimento à Janete Bach Estevão pela contribuição e revisão ortográfica.

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