Depois de um dia de trabalho, você chega em casa e dá uma olhada na sua caixa de Correio, e pega as correspondências ali deixadas. Existem três itens: um flyer de uma propaganda, a sua conta de luz e (que finalmente chegaram!) as películas de proteção para o seu smartphone que você comprou no AliExpress.
O flyer você prontamente rasga e joga no lixo; a conta de luz você deixa em cima da mesa na cozinha; e a película de proteção você leva para o seu quarto, pois irá coloca-la no seu smartphone assim que sair do banho.
Sempre que você mexe na sua caixa de Correio, você faz alguma coisa com as correspondências ali deixadas. Você toma inúmeras ações e decisões com elas, mas eu tenho certeza de algo que você não faz: você não devolve as correspondências abertas para a sua caixa de Correio. Nem que você as tire dali e as deixe em cima da mesa da sua sala, mas na caixa de Correio elas não ficam.
Isso parece ser meio obvio, certo? Afinal a caixa de Correio serve somente para receber novas correspondências, e não para armazená-las.
Porém não é assim que a maioria das pessoas tratam a sua Caixa de Entrada de e-mail. Quando chega um novo e-mail, a pessoa abre e deixa o e-mail na Caixa de Entrada. Se é um SPAM,o e-mail nem é aberto, mas muitas vezes ele fica ali na Caixa de Entrada.
Aí a Caixa de Entrada vira uma bagunça. É difícil saber quais e-mails já foram respondidos, quais precisavam de uma ação sua. E aí vem aquele sentimento de que você perdeu o controle dos seus e-mails. Você se sente sobrecarregado. Afinal, são 5.936* e-mails parados na sua Caixa de Entrada.
Aquele formulário que precisava ser preenchido? Puxa vida, está na Caixa de Entrada, acho que nos itens recebidos no mês passado, no meio do mar de inúmeros e-mails e SPAM recebidos. E por aí vai.
Normalmente uma Caixa de Entrada de E-mail se parece deste jeito:
Porém, é uma sensação muito melhor se a Caixa de Entrada ficasse deste jeito, não acha?
Então eu quero te mostrar como você vai conseguir zerar a sua Caixa de Entrada de E-mails de forma rápida, e mantê-la zerada sempre. É algo que realmente trará uma diferença positiva no dia-a-dia de seu trabalho e de sua vida.
1. Não tenha medo de deletar os seus e-mails
O principal motivo que as pessoas mantêm e-mails na Caixa de Entrada é por medo de perde-los. E se o e-mail some? E se eu precisar da informação no futuro? Problemão, hein.
Só que não é assim. Quando você deleta um e-mail, ele não some. Ele só vai para a Lixeira. E se você não limpar a Lixeira, veja só, ele vai permanecer para sempre lá.
Logo, você pode fazer da sua Lixeira o seu local de arquivamento de todos os seus e-mails. Pode sim, não tem problema. Inclusive eu mesmo faço dessa forma. É só eu não limpar a Lixeira. Somente garanta que o seu servidor de e-mails esteja configurado para não excluir itens da Lixeira após determinado período de tempo.
Se você tem algum receio disso, você pode então criar uma pasta chamada “E-mails arquivados” e arquivar todos os seus e-mails lá. Se você utiliza um servidor de e-mails tipo Outlook, você pode inclusive configurar a tecla [Delete] para enviar o e-mail para sua pasta de E-mails Arquivados, ao invés da Lixeira.
2. Defina uma data de corte
Já que nenhum e-mail será excluído – eles somente serão transferidos para outro lugar, defina uma data de corte, em que todos os e-mails anteriores a esta data serão transferidos para o seu arquivamento de forma direta (Lixeira ou Pasta “E-mails Arquivados”). Eu proponho que fique na sua Caixa de Entrada somente os e-mails recebidos nos últimos 30 dias para um processamento mais cuidadoso, os demais você pode arquivá-los.
Você pode aumentar essa linha de corte para 60 dias se você quiser, mas não passe muito disso. Se um e-mail está parado a mais de 60 dias na sua Caixa de Entrada, provavelmente você já resolveu o assunto ou o e-mail perdeu sua utilidade.
E lembre-se, você não irá perde-los, somente os está mudando de lugar.
3. Processe os e-mails restantes
A ação acima irá remover 90% dos itens da sua Caixa de Entrada. Os seus e-mails recebidos nos últimos 30 dias precisam de uma atenção especial, pois podem ter itens ainda não resolvidos. Neste momento deixaremos na Caixa de Entrada somente os itens que estão pendentes de alguma ação sua. Revise os itens que ficaram na sua Caixa de Entrada e faça uma última limpeza:
→ É SPAM? Envie direto para o lixo.
→ É um assunto resolvido? Envie direto para o Arquivamento.
→ É um assunto pendente? Deixe na sua Caixa de Entrada por enquanto.
Se tudo deu certo agora, somente ficaram na sua Caixa de Entrada os e-mails que você precisa fazer alguma coisa. Já está bem melhor, não acha?
Você pode optar por fazer da sua Caixa de Entrada um local em que permaneçam apenas os itens pendentes de alguma ação. Já é um ganho, pois você já consegue identificar o que realmente precisa de uma ação sua, porém eu desaconselho essa atitude. Afinal você não deixa a correspondência da sua conta de luz parada na sua caixa de Correio até pagá-la, certo?
Agora é o momento de você acessar cada e-mail e definir o que você precisa fazer para resolver a pendência.
Estes e-mails podem ser classificados em três categorias:
→ Os e-mails que possuem uma informação que você precisa reter;
→ Os que demandam alguma ação sua;
→ E os que possuem os dois.
Um e-mail com os slides de uma palestra que você participou possuem apenas informações. Neste caso você:
· Lê a informação e arquiva o e-mail; ou
· Salva a informação em alguma pasta de referência em seu computador e arquiva o e-mail.
Um e-mail com uma solicitação de algum cliente demanda uma ação sua. Neste caso:
· Você anota a ação que precisa executar na sua Lista de Tarefas, e arquiva o e-mail. Quando for responder ao cliente, é só encontrar o e-mail no seu Arquivo e responde-lo. Mas, se a ação for rápida, já responda o e-mail e se livre da pendência.
Um e-mail com um boleto a pagar é ao mesmo tempo uma informação e uma ação, pois você precisa do boleto (informação) para pagar a conta (ação). Neste caso:
· Anote a ação de pagar a conta no seu calendário, na data proposta;
· O boleto você pode guarda-lo numa pasta de referência do tipo “Contas a Pagar”. Após pago o boleto, você pode excluir o arquivo.
· O e-mail você arquiva.
Pronto! Sua Caixa de Entrada vai ficar zerada depois de executar estes passos.
4. Utilize o campo de Busca para procurar e-mails arquivados
Deixando particularidades do trabalho de cada pessoa de lado, algo comum que acontece e que é bastante improdutivo é categorizar o seu arquivo. Criar subpastas com os remetentes, ou por data, ou por assuntos, pode parecer correto, mas isso não faz muito sentido.
O campo de busca dos gerenciadores de e-mails resolve isso para você. Precisa recuperar um e-mail de um determinado cliente? É só digitar o nome ou a conta de e-mail do cliente no campo de busca. Algum assunto específico? É só digitar as palavras-chaves no campo de busca.
O arquivamento precisa ser algo rápido e que não demande esforço mental. Uma tecla pressionada e pronto. Se você categorizar o seu arquivo, toda vez que você for arquivar um e-mail você precisará ficar pensando em qual pasta arquivar, e também perder tempo procurando-a, ou perdendo tempo criando a pasta.
Caso você tenha receio de perder tempo procurando e-mails, pense: é muito melhor você perder 2 minutos procurando algum e-mail específico quando necessário, do que perder 1 minuto para cada e-mail que você arquivará.
E se você ainda precisa de algum convencimento adicional, também garanto que é mais rápido digitar a palavra-chave no campo de busca, do que expandir as subpastas do seu arquivamento e ficar procurando e-mails dentro delas.
5. Tenha um ritual semanal de processamento
O ideal é que sempre que você verifique sua Caixa de Entrada de e-mails você faça um rápido processamento. A primeira vez demora um pouco mais, claro, pois você processou e-mails de 30 dias, mas quando sua caixa está em dia, são poucos e-mails diariamente para processar.
Entretanto, com as correrias do dia-a-dia nem sempre é possível fazer isso. Então eu sugiro que você tenha um ponto de verificação semanal, que assegure que você realize este processamento ao menos uma vez por semana. É só você anotar uma atividade recorrente semanal na sua Lista de Tarefas, como “Processar e-mails”. Aí é só executar o passo 3.
Espero que este artigo tenha sido útil para você. Conhece outra estratégia para deixar sua caixa de e-mails zerada? Compartilhe comigo! Deixe seu comentário abaixo!
* Este não foi um número aleatório. Esta era a quantidade de e-mails na minha caixa de entrada quando eu resolvi zerá-la.
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